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会展公司展台设计搭建中会议展览活动现场“避坑”指南

原创发布时间: 2022-04-11 11:44点击次数: 作者:天时展览 来源:会展设计 字号:

1、会议展览活动前车辆做好备份  

在原有车辆需求的基础上,现场一定要多备出1至2辆车,满足临时的用车需求。  

2、停车券提前准备好  

停车券要在活动前就准备好,方便会议中发给有需要的嘉宾。  

3、酒店房间要多预留  

会议展览活动中,经常会有新的会议、会见或临时休息等需求出现,所以酒店的会议室或者房间也要多做预留。 
会展公司展台设计搭建中会议展览活动现场“避坑”指南

4、冬季会议要准备衣架  

冬季会议展览活动,嘉宾们会穿着厚外套,小型会议的话,建议在场内为嘉宾们准备衣架挂外套,更加体现主办方的贴心。同时,也不会因为外套挂在椅背上,影响现场的拍照效果。  

5、嘉宾名牌按最多人数准备  

嘉宾名单是会议活动中最不确定、最容易变化的内容,建议打印名牌时将最初可能出席的嘉宾名牌都准备出来,做减法会比做加法容易得多。如果实在掌握不了嘉宾情况,可以提前打印出一些“嘉宾”字样的名牌,可以临时救场。  

6、会议展览活动现场需要备打印机  

无论准备的多么充分,变化也总是无处不在,会议活动现场准备一个打印机特别有必要。临时修改日程,新增嘉宾名牌等等,临时性的工作,都可以即时现场应对。  

7、会议展览活动用品要有双备份  

会议用到的电脑、翻页笔等重要的会议用品,一定要有双备份。会议相关系统,特别是线上设备,一定要提前多做调试,确保顺畅。
会展公司展台设计搭建中会议展览活动现场“避坑”指南   

8、现场要拍摄记录留存  

无论是否请了专业摄影师,作为活动组织执行人员,还是要自己把会议重要的画面,比如揭牌儿仪式合影、重要领导讲话、会议大合影等重要环节用相机或手机拍照再做备份。万一摄影师没有拍到关键画面,还可以进行补位急救。  

9、充电宝、充电线、U盘  

会议展览活动现场中最好准备一个工具包:充电宝、充电线、U盘、翻页笔、双面胶、剪刀等会上经常会用到的工作准备齐全。  

10、彩排、彩排、彩排  

重要的事情说三遍!再小的会议之前也一定要彩排,将所有的会议流程过一边,看看有什么问题是之前没有想到的,或是容易出现问题的,这时候就有机会再调整或完善执行方案,保证会议活动顺利举行。
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